ارزیابی عملکرد سازمان و پردازش اطلاعات

دانلود پایان نامه
  • 5- مهارت های تصمیم گیری در شرایط مبهم: توانایی تصمیم گیری به موقع، شناخت موقعیت از جهات مختلف و برنامه ریزی برای آن، توانایی ارزیابی عواقب سوئ ناشی از تصمیم گیری و توانایی انتخاب بهترین گزینه.
    6-مهارت تخصیص منابع: توانایی انتخاب از میان انواع تقاضاها برای صرف منابع، توانایی تخصیص درست زمان کاری خود و تعیین فعالیت های کارکنان در قالب ساز و کارهای سازمانی.
    7- مهارت های کارآفرینی: توانایی کشف مشکلات ناپیدا و نیز فرصت های محیطی و توانایی انجام تغییرات و تحولات در سازمان.
    8- مهارت خویشتن شناسی: توانایی شناخت درست و عمیق شغل، حساسیت نسبت به تاثیر شغل بر سازمان و یادگیری فردی از طریق کشف استعدادهای درونی (Mintzberg, 1973:188-193).
    12-1-2 رویکرد نقش های مدیریت:
    در دهه 1970 پس از مطرح شدن تئوری سیستم ها و تئوری اقتضایی افق های تازه ای پیش روی پژوهشگران گشوده شد. یکی از موضوعات مهم نظریه نقش ها بود. نظریه ای که پس از طرح، پژوهش های بسیاری را موجب گردید. اولین کسی که بطور جدی نقش های مدیران را مطرح کرد مینتزبرگ بود.او با مشاهده رفتار مدیران به این نتیجه رسید که مدیران ایفاگر این سه نقش اصلی هستند: نقش های ارتباطی، نقش های اطلاعاتی و نقش های تصمیم گیری. البته پژوهشگران دیگر مانند لوتانز،کویین، یوکی و دیگران تقسیم بندی های دیگری از نقش های مدیران ارائه داده اند. با توجه به پیشرقت های حاصله از دهه 1970 به بعد روشن شد که یک الگوی رفتاری جوابگو نیست بلکه بهترین سبک یا الگو با توجه مقتضیات محیط معرفی می شود. لذا معرفی انحصاری نقش هایی خاص با اصول اقتضایی در تعارض است. بدین لحاظ مطالعه پیرامون نظریه نقش ها و تبیین رابطه نقش با محیط به توسعه هر چه بیشتر این تئوری خواهد انجامید.
    13-1-2- نظریه نقش ها مدیران:
    یکی از نظریه‌های جدید در مدیریت، نظریه نقش‌های مدیران است. اساس این نظریه آن است که باید با ملاحظه آنچه مدیر انجام می‌دهد، فعالیت‌ها یا نقش‌های وی را معین کرد.(رضائیان،1379: 73). هنری مینتزبرگ یکی از کسانی است که در اواخر دهه 60 میلادی، با بررسی کار پنج تن از بالاترین مقامات اجرایی، یافته‌های نمادین در مورد شغل مدیران را مورد تردید قرار داد. برای نمونه برخلاف دیدگاه‌های حاکم در آن زمان، که مدیران را افرادی اندیشمند و فکور می‌پنداشتند که قبل از تصمیم‌گیری با دقت و بطور سیستماتیک به پردازش اطلاعات می‌پردازند، مینتزبرگ دریافت که مدیران مورد مطالعه او، درگیر فعالیت‌های بسیاری هستند که این فعالیت‌ها متغیر، بدون الگو و کوتاه مدت هستند و مدیران زمان کمی برای اندیشیدن عمیق در اختیار دارند، زیرا مدام با وقفه‌هایی روبرو هستند؛ مثلا زمان نیمی از فعالیت‌ها، به نه دقیقه نمی‌رسید. مینتزبرگ علاوه بر این شناختها و برای تعیین اینکه مدیران بر اساس الگوی مدیر واقعی، چه کارهایی انجام می‌دهند، طرحی طبقه‌بندی‌شده را ارائه می‌دهد؛ که این طرح را معمولا نقش‌های مدیریتی مینتزبرگ می‌نامند. مینتزبرگ نتیجه می‌گیرد که مدیران ده  نقش متفاوت؛ ولی بسیار مربوط به هم را اجرا می‌کنند. این ده نقش را می‌توان تحت سه عنوان اصلی روابط بین افراد، انتقال اطلاعات و تصمیم‌گیری، گروه‌بندی کرد.(اعرابی و رفیعی،1379: 23).
    14-1-2-پژوهش های انجام شده پیرامون نقش های مدیران:(پژوهش هنری مینتزبرگ):
    کلاسیک ها وظایف مدیریت را شامل برنامه ریزی، سازماندهی، کارگزینی، هدایت وهماهنگی، گزارش دهی و بودجه بندی می دانستند.بعدها گروهی از پژوهشگران چنین ادعا کردند که رفتار مدیران منطبق با وظایف کلاسیک ها نیست. از این و برخی از نظریه پردازان معاصر مدیریت بر آن شدند که برای توصیف واقعی فعالیت های مدیران به مطالعه آنچه مدیران در عمل انجام می دهند بپردازند. یکی از برجسته ترین پژوهشگرانی که در این راه به نتایج قابل توجه ای دست یافت هنری مینتزبرگ بود. او در سال 1973 با مشاهده رفتارهای کاری 5 مدیر ارشد موضوعات قابل تاملی را به محافل علمی و سازمانی عرضه نمود. نتایج پژوهش وی با استقبال فراوان مواجه شد طوریکه برخی از پژوهشگران دیگر در راه وی قدم گذاشتند و به توضیح و تفسیر رفتارها و نقش های مدیران پرداختند. پژوهشگران با هدف های مختلفی چون جهان شمولی تئوری نقش ها، شناسایی مهارت های لازم برای مدیریت، معرفی نقش های جدید برای مدیران، اصلاح نظام های رفتاری مدیران وغیره از روش تحقیق و چارچوب نظری مینتزبرگ بهره جستند و در کشورها و صنایع مختلف به مطالعه پیرامون ماهیت کاری مدیران پرداختند . مینتزبرگ در پژوهش خود با استفاده از متدلوژی پژوهش مستقیم به توصیف و تفسیر کارهای مدیران پرداخت. روش وی در جمع آوری اطلاعات مشاهده ساخت یافته غیرمشارکتی بود. وی با استفاده از این روش به جمع آوری اطلاعات پرداخت و سعی کرد تا با تحلیل ژرف نگر نقش های واقعی مدیران را بیان کند. مینتزبرگ نتایج پژوهش خود را در کتابی تحت عنوان ماهیت کار مدیران منتشر کرد. در این کتاب نقطه نظرات مینتزبرگ بطور جامع آورده شده است. بطور کلی نتایج پژوهش وی در این کتاب حول موضوعات زیر عنوان شده است: الف)خصوصیات منحصر به فرد مدیران ب)نقش های مدیران ج) افتضائات کاری مدیران.
    1-14-1-2- خصوصیات منحصر به فرد کارهای مدیران:
    مینتزبرگ خصوصیات کارهای مدیران را از جنبه های مختلفی مورد بررسی قرار می دهد. این جنبه ها عبارتند از: کمیت و راه و روش کاری مدیران، الگوهای کاری، وسایل ارتباطی و تعاملات سازمانی. با توجه به این ابعاد مینتزبرگ به نتایج متعددی در باب صفات کاری مدیران دست یافت. به زعم مینتزبرگ مهمترین صفات کاری مدیران عبارتست از:اختصار، تنوع، پراکندگی. کارهای مدیران از آن جهت مختصر است که نیمی از فعالیت های کاری آنان کمتر از 9 دقیقه بطول می انجامد و تنها 10 درصد کارهای مدیران بیش از یک ساعت طول می کشند.مدیران همچنین در طول روز فعالیت های متنوعی را انجام می دهند.این فعالیت ها در قالب جلسات داخل و خارج از برنامه، مکالمات تلفنی، کارهای دفتری، تهیه، تنطیم مراسلات و غیره به انجام می رسند. به عقیده مینتزبرگ این ویژگی با سطح سازمان کاملا در ارتباط است. به این معنا که در سطوح پایین تر سازمان از تنوع کاری افراد کاسته می شود و افراد بیشتر به فعالیت های محدود و معین مشغولند.مدیران اغلب تمایل به انجام فعالیت هایی دارند که بصورت زنده هستند، به این معنا که آنها بیشتر به فعالیت های جاری، خاص، تعریف نشده، و غیر تکراری می پردازند. برخی دیگر از اندیشمندان در تایید این ادعای مینتزبرگ می گویند مدیران زمان کاری ندارند و بیشتر دوست دارند تا برحسب اقتضاء،شرایط، الگوهای رفتاری خود را شکل دهند. این ادعا از جهاتی ثابت می کند که متغیرهای محیط داخلی و خارجی نقش تعیین کننده ای در شکل گیری الگوهای کاری مدیران دارند.مدیران در تعاملات خود با سایرین از 5 مکانیزم ارتباطی استفاده می کنند. این مکانیزم ها عبارتند از : مکاتبات، تلفن، جلسات برنامه ریزی نشده، جلسلا برنامه ریزی شده و سرکشی ها وماموریت ها. برخی از این مکانیزم ها موجب برقراری تعاملات رسمی و برخی دیگر موجب تعاملات غیررسمی می شوند. نتایج پژوهش مینتزبرگ نشان می دهد که مدیران تمایل بیشتری به تعاملات شفاهی دارند و بیشتر زمان کاری خود را در تعاملات صرف این گونه روابط می کنند. البته سهم هر یک از این مکانیزم ها با توجه به زمان تخصیص ودفعات تکراردر پژوهش مینتزبرگ مشخص شده است و مخاطبین مدیران اغلب عبارتند از:بالادست ها، عاملین خارجی سازمان و زیردستان. مینتزبرگ در مطالعه خود ماهیت و چگونگی ارتباط هر یک ازاین موارد را از ابعاد مختلف مانند زمان و اهداف، مورد توجه قرار داده است. نتایج نشان می دهد که مدیران بیشتر با زیر دستان خود ارتباط برقرار می کنند.(64 درصد کل تعاملات) و زمان نسبتا زیادی را به این امر اختصاص می دهند(48 درصد زمان کاری). اما از طرفی مدیران زمان به نسبت کمتری را به برقراری ارتباط با بالادست ها اختصاص می دهند(7 درصد زمان کاری). لازم به ذکر است که اهداف ارتباطی با هریک از گروه ها با هم متفاوت است. برای مثال اغلب اهدافی که در تعامل با بالادست ها دنبال می شود تدوین استراتژی و بطور کلی موضوعات کلان سازمانی است. درخواست برقراری ارتباط از سوی مدیر اغلب با اهداف تبیین استراتژی، مذاکره، ارائه اطلاعات، سرکشی و تقاضا معرفی می شود.نتایج مطالعه مینتزبرگ نشان می دهد که اکثرمراجع درخواست کننده تعامل با مدیران طرف های مقابل هستند، به عبارتی مدیران اکثرا در واکنش به نیاز متقاضیان عکس العمل نشان می دهند.
    2-14-1-2- نقش های مدیران:
    نقش، مجموعه ای از رفتارهای سازماندهی شده است که خاص یک موقعیت و وضعیت مشخص است .مینتزبرگ بر این عقیده است که فعالیت های مدیریتی بطور کلی به سه دسته تقسیم بندی می شوند. برخی از این فعالیت ها در قالب روابط پرسنلی مدیر توجیه می شوند، برخی دیگر از این فعالیت ها موضوعات اطلاعاتی را محور قرار می دهند، و سیر فعالیت های مدیر مربوط می شوند به فعالیت های تصمیم گیری .از این رومینتزبرگ نقش های مدیران را به سه دسته زیر تقسیم می کند:
    1- نقش های ارتباطی:مدیران به علت شغلی که دارند موجد روابط بین افراد و گروه ها می شوند.مجموعه نقش هایی که زیر مجموعه نقش ارتباطی هستند ذیلا توضیح داده می شوند:
    – نقش تشریفاتی:مدیر به عنوان شخصی که دارای مقام رسمی و ارشد در سازمان است، دارای یک سری وظایف تشریفاتی است. حضور در مراسم رسمی، اجتماعی، و قانونی و حتی دعوت از مدیران سازمان های دیگر از جمله این تشریفات محسوب می شوند. مدیر در واقع یک سازمان است و به سبب مقام و اختیاراتش در سازمان به عنوان یک عضو نمادین فعالیت دارد. وظایف و فعالیت هایی که شکل دهنده نقش تشریفاتی هستند عمدتا تکراری واز لحاظ تصمیم گیری، چندان اهمیتی ندارند. البته انجام این گونه تشریفات برای سهولت فعالیت های دیگر ضروری است.
    – نقش رهبری:مدیران در سازمان نه تنها در قبال عملکرد خود مسئولند، بلکه باید پاسخگوی عملکرد زیردستان خود باشندواین امر توجیه کننده نقش رهبری و هدایت است.مدیربه عنوان رهبرمی بایست:
    – ساختارها و محیط های کاری را برای کارکنان تشریح کند
    – بر فعالیت ها نظارت داشته باشند واز کارکنان درباره کارسوال کنند
    – انتخاب کند، تشویق کند، ترفیع دهد، و اصول کاری را رعایت کند
    – بین نیازهای سازمان و کارکنان توازن ایجاد کند.
    – نقش رابط:مدیر در سازمان کانون اطلاعات و ارتباطات است بدین جهت تعیین مراجع داخلی و خارجی برای تبادل اطلاعات امری ضروری است.
    مطلب مشابه :  دانلود پایان نامه با موضوع مدیران و کارکنان و پیچیدگی سازمان

  • 2- نقش اطلاعاتی: مدیر برای ایفای هر چه بهتر نقش ارتباطی نیازمند ایفای نقش اطلاعاتی است. مدیر در نقش رهبری که در قسمت نقش های ارتباطی مطرح شد با کارکنان ارتباط برقرار می کند و از این راه می تواند به اطلاعات با ارزشی دست یابد. از طرفی دیگر در قالب نقش رابط مدیر با برقراری ارتباط با مراجع خارجی سازمان اطلاعات لازم برای مدیریت را کسب می کند. بنابراین می توان گفت نقش های ارتباطی و اطلاعاتی مکمل یکدیگرند. نقش های اطلاعاتی مدیران شامل سه نقش می شود:
    – نقش کنترلی :یکی از وظایف مدیریت بررسی محیط جهت کسن اطلاعات، درک و فهم چرایی موضوعات، و بطور کلی نطارت بر حسن انجام امور است.ممدیر اطلاعات را از منابع مختلف بدست می آورد تا از آن طریق به ارزیابی عملکرد سازمان و بهبود آن بیردازد. نظارت بر عملیات داخلی، وقایع خارجیف اندیشه ها و استفاده از یک سیستم هوشمند اطلاعاتی از ضروریات این نقش است.
    – نقش توزیع کننده اطلاعات: مدیر دیدگاه ها و اطلاعات خارجی را به سازمان خود وارد می کند و جریان اطلاعات داخلی را بین کارکنان تسهیل می کند. هدف نهایی مدیر از نشراطلاعات کمک به افراد جهت انجام وظایف توام با آگاهی است. مدیر دراین نقش موضوعات مختلفی مانند سیاست ها، قوانین و ظوابط کاری را برای کارکنان تشریح و تفسیر می کند. نشر اطلاعات تقریبا یک نوع تفویض اختیار است.
    – نقش سخنگو: یکی از وظایف مدیریت نشر اطلاعات و سخنرانی در محافل خارجی سازمان است. مدیر در قالب این نقش دی نفعان محیط را نسبت به عملیات، برنامه ها و سیاست های سازمان آگاه می کند و آنها را در جریان امور قرار می دهد. از دید ذی نفعان، مدیر یک خبره و کارشناس در سازمان است. این نقش با اهداف مختلفی مانند حمایت ذی نفعان محیط، روشنگری، تثیت موقعیت، فروش بیشترانجام می شود. – نقش های تصمیم گیری:با اطلاعات به تنهایی کاری انجام نمی شود بلکه در حقیقت اطلاعات مبنای تصمیم گیری است. در نظام مدیریت اطلاعات در تصمیم گیری مدیر نقش تعیین کننده ای دارد. مدیر در سازمان نسبت به عملیات، هدایت افراد، بهبود عملکرد و امثالهم تعهد دارد و برای انجام تعهدات خود باید تصمیم بگیرد. نقش تصمیم گیری مدیر شامل 4 نقش می شود.
    این نوشته در آموزشی ارسال و , برچسب شده است. افزودن پیوند یکتا به علاقه‌مندی‌ها.